Documenten lakken voor Woo-verzoeken
Verilak stelt voor welke persoonsgegevens gelakt moeten worden, u beslist per voorstel, en de tekst onder het zwarte vlak is daarna echt verdwenen. Met een weigeringsgrond op elk lakvlak en een inventarislijst voor het Woo-besluit.
Waarom lakken vaak misgaat
Een zwarte balk in een PDF-editor of in Word bedekt de tekst, maar haalt die niet altijd weg. Wie het document opent, kan de tekst vaak gewoon selecteren en kopiëren. Ook de zoekindex, lettertypen of een eerdere versie in het bestand kunnen gelakte woorden bevatten. Zo zijn al vaker namen en BSN's in gepubliceerde Woo-documenten terechtgekomen.
Verilak lost dat op door een gelakte pagina om te zetten naar een beeld. Onder het vlak staat dan niets meer. Een aparte controle zoekt vervolgens in het hele bestand of de gelakte tekst nog ergens voorkomt.
Van dossier tot publicatie in vier stappen
Voorstellen maken
Verilak zoekt in alle documenten van het dossier naar persoonsgegevens en doet per vondst een voorstel.
Beoordelen
Een medewerker bekijkt elk voorstel op de pagina, kiest lakken of niet en kiest de weigeringsgrond. Zonder beoordeling wordt niets gelakt.
Toepassen
Verilak lakt de akkoord bevonden vlakken met echte verwijdering en zet de grond op het vlak.
Controleren en publiceren
Een onafhankelijke lakcontrole, een vergelijking van voor en na en een Woo-inventarislijst per dossier.
Wat Verilak herkent
De herkenning gebruikt controlegetallen waar dat kan, zodat u minder onterechte voorstellen krijgt.
Nummers
- BSN, met elfproef
- IBAN, met controlegetal
- Creditcardnummers, met Luhn
- Parketnummers en kentekens
Contactgegevens
- E-mailadressen
- Telefoonnummers
- Postcodes
- IP-adressen
Namen en gevoelige gegevens
- Namen, via aanhef, voorletters, groet en ondertekening
- Bijzondere persoonsgegevens (AVG artikel 9 en 10)
- Eigen woordenlijsten
- Zoekterm over het hele dossier
Beeld en scans
- Gezichten in afbeeldingen
- Gescande pagina's via OCR
- Ook pagina's die gedraaid zijn opgeslagen
- Lakvlakken zelf tekenen, met muis of toetsenbord
Gemaakt voor de Wet open overheid
- Weigeringsgrond op elk lakvlak. Kies de grond uit de Woo, bijvoorbeeld de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. De grond staat zichtbaar op het vlak.
- Woo-inventarislijst. Per dossier een lijst van alle documenten, met wat er is gelakt en op welke grond.
- Consistent over het dossier. Een naam die in het ene document wordt gelakt, wordt in de andere documenten van hetzelfde dossier ook voorgesteld.
- Samenvoegen met nummering. Voeg de documenten samen tot één PDF met paginanummers en documentnummers.
- Weer doorzoekbaar. Na het lakken maakt OCR de overige tekst weer selecteerbaar en doorzoekbaar.
- Verantwoording. Elk besluit komt in het auditlog met hash-keten, te exporteren als PDF/A.
Verilak beslist nooit zelf. De herkenning doet voorstellen; een medewerker beoordeelt en is verantwoordelijk voor het besluit. Zo blijft de menselijke toets die de Woo en de AVG vragen.
Lakken uitproberen met uw eigen dossiers?
In een pilot van zes weken test u Verilak met echte Woo-dossiers, op uw eigen werkplekken.