Metadata verwijderen uit al uw bestanden
Verilak haalt auteursnamen, opmerkingen, bijgehouden wijzigingen, GPS-locaties en andere verborgen gegevens uit PDF, Word, Excel, PowerPoint, foto's en meer. Daarna controleert een tweede, onafhankelijke controle of het bestand echt schoon is.
Wat is metadata?
Metadata zijn gegevens over een bestand. Ze worden automatisch toegevoegd door het programma waarmee u werkt, door uw telefoon of camera, en soms door het besturingssysteem. U ziet ze niet als u het document opent, maar iedereen die het bestand ontvangt kan ze met een paar klikken uitlezen.
Bij interne documenten is dat meestal geen probleem. Zodra een bestand de organisatie verlaat, bijvoorbeeld bij een Woo-besluit, een persbericht of een offerte, kan metadata namen, interne afwegingen of locaties prijsgeven.
Wat Verilak verwijdert
Word, Excel en PowerPoint
- Auteur, laatst gewijzigd door, bedrijf en sjabloon
- Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen
- Verborgen dia's, en op verzoek verborgen werkbladen, rijen en kolommen
- Inkt, ingesloten documenten en foto's met hun eigen metadata
- Macro's en externe koppelingen
- Documentinformatie en XMP-metadata
- Eerdere versies in incrementele updates
- JavaScript, bijlagen en bladwijzers
- Opmerkingen en ingevulde formulierwaarden
- Verborgen lagen en ongebruikte lettertypen en afbeeldingen
Foto's en afbeeldingen
- EXIF met GPS-locatie, cameramodel en tijdstip
- XMP, IPTC en Photoshop-gegevens
- Ingesloten miniaturen, die soms de oorspronkelijke foto tonen
- Zonder kwaliteitsverlies: de beeldgegevens blijven byte voor byte gelijk
- Oriëntatie en kleurprofiel blijven behouden
Audio, video, e-mail en archieven
- Tags, locatie, GPS-sporen en aanmaaktijden in video
- Herverpakt zonder opnieuw te coderen
- Headers en volgpixels in e-mail
- Bijlagen en doorgestuurde berichten, ook opgeschoond
- Datums, eigenaars en commentaar in ZIP, TAR en 7z
Waarom niet gewoon de knop in Word of Windows?
De ingebouwde functies, zoals Document controleren in Office of Eigenschappen verwijderen in Windows, werken per bestand, per programma en vaak niet volledig. Ingesloten foto's, oude versies in een PDF of verborgen lagen blijven dan staan. Bovendien krijgt u geen bewijs dat het gelukt is.
| Onderdeel | Handmatig | Verilak |
|---|---|---|
| Veel bestanden tegelijk | Eén voor één | Hele map in één keer, met pauzeren |
| Alle bestandstypen | Per programma anders | Eén werkwijze voor alle typen |
| Bestanden in bestanden | Meestal niet | Recursief, ook foto's in documenten |
| Controle achteraf | Geen | Onafhankelijke hercontrole per bestand |
| Verantwoording | Geen | Rapport en auditlog met hash-keten |
Onafhankelijke hercontrole
Verilak schrijft elk bestand opnieuw op vanuit een lijst van wat er mag blijven, in plaats van te zoeken naar wat weg moet. Daarna leest een tweede controle, met een eigen parser, het nieuwe bestand opnieuw. Pas als die controle niets meer vindt, krijgt het bestand het label schoon.
Lukt dat niet, bijvoorbeeld bij een onbekend formaat of een PDF-laag die niet veilig te verwijderen is, dan meldt Verilak het bestand rood met de reden erbij. Zo weet u precies welke bestanden extra aandacht nodig hebben.
Het originele bestand blijft altijd staan. Verilak maakt een nieuwe, schone kopie.
Ook persoonsgegevens in de tekst zelf?
Metadata verwijderen is de eerste stap. Voor namen, BSN's en adressen in de tekst gebruikt u de lakfunctie.